Modifier sa déclaration d'activité
Un changement de nom, d'adresse, de forme juridique ou de dirigeant se déclare dans les trente jours. Ce délai n'est ni celui des deux mois d'instruction, ni celui des trois mois du dépôt initial.
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Création d'organisme
Première convention de formation : la préparer pour son dossier de déclaration d'activité
Par L'équipe Qualiova · Publié le · Mis à jour le · 8 min de lecture
Votre première convention de formation est la pièce qui ouvre votre dossier de déclaration d'activité. Avec une entreprise, vous signez une convention de formation professionnelle ; avec un particulier qui paie lui-même, un contrat de formation professionnelle, plus encadré. Dans les deux cas, le document doit décrire l'action, sa durée, ses modalités et son prix, et être signé avant le dépôt du dossier.
Le document qui ouvre votre dossier
Pour déclarer votre activité, il ne suffit pas d'avoir l'intention de former. Il faut avoir vendu une première action de formation. Le dossier de déclaration d'activité repose sur cette pièce : le document signé qui formalise votre première vente. C'est lui que le service de contrôle de la DREETS lit en premier, avant votre programme et avant vos statuts.
La nature de ce document dépend de la personne en face de vous.
| Votre premier client | Le document à signer | Ce qui le caractérise |
|---|---|---|
| Une entreprise, une association ou une collectivité qui envoie ses salariés | Convention de formation professionnelle | Mentions listées par le Code du travail, signature des deux parties |
| Un particulier qui s'inscrit seul et paie de sa poche | Contrat de formation professionnelle | Mentions renforcées, délai de rétractation, encadrement de l'encaissement |
| Un financeur public ou paritaire qui contractualise | Convention, plus les documents propres au financeur | Le cadre du financeur s'ajoute au Code du travail, il ne le remplace pas |
Choisir le mauvais document est l'erreur la plus fréquente des premiers dossiers : un créateur envoie une convention d'entreprise à un particulier, et le contrat protecteur que la loi prévoit pour ce dernier n'existe nulle part.
L'essentiel
- La déclaration d'activité se dépose après la première action vendue, jamais avant.
- Avec une entreprise, c'est une convention ; avec un particulier qui paie lui-même, c'est un contrat, plus encadré.
- Le document doit décrire l'action : intitulé, objectif, contenu, moyens, durée, période, modalités de déroulement, de suivi et de sanction, prix.
- À défaut de convention, un bon de commande ou une facture peut jouer ce rôle s'il porte les mêmes informations.
- Une convention sans programme cohérent derrière ne convainc pas le service de contrôle.
D'où vient cette exigence
Le Code du travail encadre le contenu des conventions de formation professionnelle. L'article D6353-1 précise les informations que la convention doit comporter : l'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de la formation, ainsi que le prix et les contributions financières éventuelles de personnes publiques.
Deux précautions sur le champ de ces dispositions.
D'abord, elles visent la convention conclue pour la réalisation d'une action de formation au sens du Code du travail. Un atelier sans objectif pédagogique identifiable, une prestation de conseil ou un accompagnement commercial n'entrent pas dans ce cadre, même facturés « formation ». Le service de contrôle qualifie l'action à partir de ce que décrit votre document, pas à partir de son titre.
Ensuite, ces mentions sont un socle, pas un plafond. Un OPCO, un financeur public ou un donneur d'ordre ajoutent leurs propres exigences contractuelles. Et le texte évolue : vérifiez la version en vigueur sur Légifrance le jour où vous montez votre dossier, plutôt que de reprendre un modèle trouvé en ligne dont vous ignorez la date.
Ce que votre convention doit dire, point par point
L'intitulé, l'objectif et le contenu
C'est le bloc le plus souvent bâclé. « Formation bureautique — 2 jours » ne dit rien. Écrivez ce que le participant saura faire à la fin, puis le déroulé qui y mène. L'objectif doit être vérifiable : un auditeur, comme un financeur, doit pouvoir constater qu'il a été atteint ou non.
Ce bloc doit correspondre sur le fond à votre programme de formation joint au dossier. Une convention qui annonce trois modules et un programme qui en détaille cinq, c'est une incohérence que le service de contrôle relève immédiatement.
Les moyens, la durée et la période
Indiquez le volume horaire, les dates ou la période de réalisation, le lieu ou la modalité à distance, les moyens pédagogiques et techniques mobilisés, et le profil de l'intervenant. Si la formation est à distance, décrivez comment vous suivez l'assiduité : c'est la première question posée en cas de contrôle.
Les modalités de suivi et de sanction
Le Code du travail parle de « sanction » au sens de sanction de la formation : ce que le participant reçoit à la fin et comment vous l'évaluez. Attestation de fin de formation, évaluation des acquis, modalités d'appréciation des résultats. Nommez les documents que vous produirez, puis produisez-les réellement.
Le prix et les contributions financières
Prix de l'action, modalités de règlement, et mention des contributions financières éventuelles de personnes publiques. Précisez si vous facturez avec ou sans TVA : l'exonération applicable aux actions de formation n'est pas automatique, elle suppose une démarche auprès de l'administration. Tant qu'elle n'est pas obtenue, facturez normalement plutôt que d'écrire une mention d'exonération que vous ne pouvez pas justifier.
2
documents possibles selon l'acheteur : convention ou contrat
1er
document signé, celui qui ouvre le dossier de déclaration
3
pièces à garder ensemble : convention, programme, preuve d'exécution
Le contrat avec un particulier : ce qui change
Quand la personne s'inscrit à titre individuel et finance elle-même, la loi la protège comme un consommateur. Le contrat reprend tout ce qui précède, et y ajoute une protection renforcée :
- un délai de rétractation après la signature, pendant lequel le stagiaire peut revenir sur son engagement sans frais ;
- l'interdiction d'exiger un paiement avant l'expiration de ce délai, puis un encaissement échelonné plafonné avant le début effectif de la formation ;
- les conditions financières applicables en cas d'abandon ou d'interruption ;
- l'identité et les coordonnées précises des parties, ainsi que les modalités de règlement des litiges.
Les valeurs exactes de ces délais et de ces plafonds figurent dans le Code du travail et peuvent changer : reprenez-les sur Légifrance plutôt que dans un modèle. Un contrat qui encaisse trop tôt ou trop, c'est une clause inopposable et un dossier fragilisé.
Les pièces qui accompagnent la convention
La convention seule ne fait pas un dossier. L'administration attend un ensemble cohérent, et c'est la cohérence qui se joue :
- le programme détaillé de l'action visée par la convention ;
- le justificatif de qualification de l'intervenant : CV, diplômes, expérience professionnelle dans le domaine enseigné ;
- les pièces de l'entité : extrait d'immatriculation, statuts, pièce d'identité du dirigeant ;
- le bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant ;
- les preuves que l'action a bien commencé ou va commencer : feuilles de présence, convocations, facture.
Le détail des pièces et des délais de dépôt est traité dans notre guide des démarches de déclaration d'activité. Retenez ici l'essentiel : la convention doit être signée avant le dépôt, et le dépôt doit intervenir dans le délai prévu par le Code du travail après cette signature. Antidater pour rattraper un retard est la pire des solutions ; mieux vaut repartir d'une action réelle.
Que faire selon votre situation
| Votre situation | L'action à mener |
|---|---|
| Vous avez un accord verbal avec une entreprise | Formalisez une convention avant la première session, même pour une demi-journée |
| Votre premier client est un particulier | Établissez un contrat, pas une convention, et respectez la chronologie du paiement |
| Vous avez déjà facturé sans rien signer | Établissez le document manquant à la date réelle de l'accord, ou repartez sur une action à venir |
| Vous n'avez qu'un devis accepté par e-mail | Complétez-le en bon de commande portant toutes les informations exigées |
| Votre action est vendue à un OPCO | Signez la convention, puis ajoutez les documents propres au financeur |
| Vous visez le CPF dès le départ | Déclarez, puis engagez la certification Qualiopi : aucune action CPF n'est possible avant |
Si vous ne savez pas par où commencer, notre accompagnement à la création d'organisme de formation couvre le montage complet du dossier, et vous pouvez chiffrer la prestation en ligne en quelques clics.
Relire la première convention avec le programme sous les yeux
Voici un exemple fictif et volontairement partiel : la convention indique une formation de douze heures à distance, alors que le calendrier joint ne prévoit que trois séances de trois heures. Ajouter une signature ne résout pas l’écart. Il faut confirmer la prestation convenue avec le client, puis aligner les documents avant leur utilisation.
La même relecture porte sur l’objet de l’action et les moyens. Si le programme prévoit des exercices accompagnés, la présentation de l’organisation doit expliquer quand et comment le formateur intervient. Les engagements décrits doivent correspondre à ce qui sera effectivement réalisé.
Pour la liste détaillée des clauses et leur champ d’application, utilisez notre article sur les mentions de la convention de formation. Ici, le point de départ reste votre première vente réelle. Notre accompagnement au dossier NDA présente les documents préparés, les pièces à fournir et la relecture avant dépôt. Indiquez dès le premier échange si votre client est une entreprise ou un particulier qui finance lui-même sa formation.
Les erreurs fréquentes
Signer la convention après le dépôt du dossier. La chronologie est vérifiable : dates de signature, dates de facture, date de dépôt. Une incohérence sur ces trois dates suffit à faire tomber un dossier.
Envoyer une convention d'entreprise à un particulier. Le document existe, mais il ne contient aucune des protections légales dues au stagiaire individuel. C'est un motif de refus classique.
Décrire une prestation qui n'est pas une action de formation. Une réunion d'information, une séance de coaching sans objectif pédagogique ou une mission de conseil ne se transforment pas en formation par le seul effet d'un intitulé.
Recopier un modèle sans le dater. Les modèles de convention circulent depuis des années, parfois antérieurs à des réformes entières. Reprenez la liste des mentions à la source.
Oublier que la convention engage aussi sur l'exécution. Ce que vous écrivez, vous devrez le prouver : présence, évaluation, attestation. À notre lecture, c'est le point qui fait la différence entre un dossier accepté et un organisme qui trébuche au premier contrôle.
Avertissement
Qualiova est un cabinet de conseil. Qualiova n'est pas un organisme de formation et n'est pas certifié Qualiopi : nous accompagnons nos clients dans l'obtention de leur propre certification. Cet article décrit l'état du droit et de l'information disponible au 20 septembre 2026 et ne remplace ni l'analyse du service de contrôle de la DREETS compétente, ni un conseil juridique personnalisé sur votre situation.
En résumé
Votre première convention de formation n'est pas une formalité administrative : c'est la pièce qui ouvre votre déclaration d'activité et qui fixe ce que vous devrez prouver ensuite. Avec une entreprise, signez une convention de formation professionnelle ; avec un particulier qui paie lui-même, un contrat, plus encadré. Reprenez les mentions exigées à la source, faites-les correspondre à votre programme, et déposez votre dossier dans la foulée.
Sources
Questions fréquentes
Sur la première convention de formation 👉🏻
Faut-il une convention signée avant de déposer sa déclaration d'activité ?
Oui. La déclaration d'activité se fait après la conclusion de la première action de formation, pas avant. L'administration demande la pièce qui formalise cette action : convention, contrat, ou à défaut bon de commande ou facture. Sans ce document signé, le dossier est incomplet.
Quelle différence entre une convention et un contrat de formation ?
La convention de formation professionnelle est conclue avec un acheteur, le plus souvent un employeur qui envoie ses salariés. Le contrat de formation professionnelle est conclu avec une personne physique qui s'inscrit à titre individuel et finance elle-même sa formation. Le contrat obéit à des règles protectrices supplémentaires, notamment sur la rétractation et l'encaissement.
Un devis signé peut-il remplacer la convention ?
Le Code du travail admet qu'à défaut de convention, un bon de commande ou une facture joue ce rôle, à condition d'y faire figurer les mêmes informations que celles exigées de la convention. Un devis accepté qui ne précise ni le contenu, ni la durée, ni les modalités de l'action est insuffisant. Le plus simple reste d'établir une vraie convention.
Peut-on déclarer son activité avec une convention conclue avec un proche ?
Rien ne l'interdit par principe, mais une convention conclue avec une société liée, un associé ou un membre de la famille attire l'attention du service de contrôle. Elle doit correspondre à une action réelle, avec un programme, une exécution et un paiement vérifiables. Une convention de complaisance expose au refus, puis à des suites bien plus lourdes.
La première convention doit-elle mentionner le numéro de déclaration d'activité ?
Non, et elle ne le peut pas : à la signature, vous ne l'avez pas encore. C'est logique, puisque c'est cette convention qui ouvre le droit de déclarer. Vous indiquerez votre numéro sur les conventions suivantes, une fois le récépissé reçu.
Faut-il être certifié Qualiopi pour signer sa première convention ?
Non. La certification Qualiopi conditionne l'accès aux fonds publics et mutualisés, pas le droit d'exercer ni la déclaration d'activité. Une première action financée directement par une entreprise ou par un particulier ne l'exige pas. En revanche, aucune action ne peut être financée par le CPF tant que la certification n'est pas obtenue.
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L'équipe Qualiova
L'équipe Qualiova accompagne la création et la certification d'organismes de formation : déclaration d'activité, certification Qualiopi, référencement EDOF et financements OPCO.
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