Modifier sa déclaration d'activité
Un changement de nom, d'adresse, de forme juridique ou de dirigeant se déclare dans les trente jours. Ce délai n'est ni celui des deux mois d'instruction, ni celui des trois mois du dépôt initial.
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Création d'organisme
Pièces justificatives du dossier de déclaration d'activité : la liste exacte en 2026
Par L'équipe Qualiova · Publié le · Mis à jour le · 12 min de lecture
Depuis le 1er août 2025, le dossier de déclaration d'activité comporte six pièces : justificatif du numéro SIREN, bulletin n° 3 du casier judiciaire, première convention ou premier contrat de formation, statuts pour les personnes morales de droit privé dispensant de l'apprentissage, document décrivant l'action et ses intervenants, et pièce d'identité. Les organismes au régime micro-social sous le seuil fiscal en remplacent deux par une présentation succincte d'activité.
Ce que le dossier doit contenir depuis le 1er août 2025
La liste des pièces à joindre à une déclaration d'activité n'est pas laissée à l'appréciation de chaque DREETS. Elle est écrite dans le Code du travail, à l'article R6351-5, dans sa version issue du décret n° 2025-728 du 29 juillet 2025, en vigueur depuis le 1er août 2025. Six pièces dans le cas général. Ni plus, ni moins, au moment du dépôt.
| Pièce | Ce qu'elle démontre | Qui la fournit |
|---|---|---|
| Justificatif d'attribution du numéro SIREN | L'entité existe et est immatriculée | Tous |
| Bulletin n° 3 du casier judiciaire | Aucune condamnation incompatible avec la direction d'un organisme | Le dirigeant |
| Copie de la première convention de formation, du premier contrat de formation ou du contrat d'apprentissage | Une action a réellement été vendue | Tous, sauf dérogation micro-social |
| Statuts | La forme et l'objet de la personne morale | Personnes morales de droit privé dispensant de l'apprentissage |
| Document décrivant le contenu, l'organisation et les moyens de l'action, avec la liste des intervenants et leurs titres et qualités | L'action est une vraie action de formation, portée par des personnes compétentes | Tous, sauf dérogation micro-social |
| Pièce d'identité ou justificatif numérique d'identité | L'identité du déclarant | Tous |
Deux remarques qui surprennent la plupart des créateurs. D'abord, les statuts ne sont pas exigés de tout le monde : le texte les réserve aux personnes morales de droit privé qui dispensent de l'apprentissage. Ensuite, il n'y a aucune pièce « Qualiopi », aucun justificatif d'assurance, aucun bilan : ces documents appartiennent à d'autres étapes de la vie de l'organisme.
L'essentiel
- Six pièces dans le cas général, fixées par l'article R6351-5 du Code du travail depuis le 1er août 2025.
- Les statuts ne sont exigés que des personnes morales de droit privé dispensant de l'apprentissage.
- L'organisme au régime micro-social sous le seuil fiscal remplace la convention et le descriptif d'action par une présentation succincte, selon un modèle officiel.
- L'administration a dix jours ouvrés pour réclamer des justificatifs complémentaires ; vous avez douze jours ouvrés pour répondre.
- La pièce la plus travaillée doit être le document décrivant l'action et ses intervenants : c'est elle qui fait la décision.
D'où vient cette liste
Avant la réforme, la composition du dossier variait selon les usages locaux et les notices en ligne, souvent plus exigeantes que le texte. Le décret du 29 juillet 2025 a réécrit l'article R6351-5 et clarifié trois choses dans une seule disposition :
- un I qui énumère les pièces du cas général ;
- un II qui allège le dossier des plus petits organismes ;
- un III qui encadre le dialogue avec l'administration quand le dossier ne suffit pas.
Ce III est la vraie nouveauté pratique. Jusque-là, un créateur pouvait rester des semaines sans savoir si son dossier était accepté, refusé ou simplement en attente. Désormais, la demande de justificatifs complémentaires et la réponse sont chacune bornées dans le temps.
Le texte applicable se lit en entier sur Légifrance, articles R6351-1 à R6351-7-1. Prenez l'habitude de vérifier la version en vigueur le jour de votre dépôt plutôt que de reprendre une liste publiée sur un blog : la liste de 2024 circule encore largement.
Ce que chaque pièce doit réellement démontrer
Le justificatif d'attribution du numéro SIREN
C'est l'avis de situation au répertoire Sirene ou le document d'immatriculation délivré après la création de l'entité. Le point d'attention n'est pas le document mais son contenu : l'activité déclarée doit être cohérente avec une activité de formation. Une entité immatriculée uniquement pour du conseil ou du commerce de détail pose une question dès la première lecture, et cette question vous reviendra sous forme de demande de justificatif complémentaire.
Le bulletin n° 3 du casier judiciaire
Il concerne la personne physique qui dirige. Il se demande gratuitement auprès du casier judiciaire national et n'est délivré qu'à l'intéressé lui-même : personne ne peut le demander à votre place. C'est la seule pièce du dossier dont le délai d'obtention ne dépend pas de vous — lancez la demande le jour où vous décidez de déclarer, pas le jour où vous remplissez le formulaire.
La première convention, le premier contrat ou le contrat d'apprentissage
La déclaration d'activité se dépose après la première action vendue, pas avant. Cette pièce en est la preuve. Selon l'acheteur, c'est une convention de formation professionnelle, un contrat de formation professionnelle avec un particulier qui finance lui-même, ou un contrat d'apprentissage. Le document doit être signé des deux parties et décrire l'action : intitulé, objectif, contenu, durée, modalités, prix. Nous détaillons ce point dans notre guide de la première convention de formation.
L'erreur la plus fréquente à ce stade est le décalage de dates : une convention signée après le dépôt, ou une facture antérieure à la convention. Ces trois dates — signature, facture, dépôt — sont lues ensemble.
Les statuts, pour les personnes morales de droit privé dispensant de l'apprentissage
Le texte cible précisément cette situation. Un CFA d'entreprise, une association ou une société qui porte une activité d'apprentissage joint ses statuts. Une SASU qui vend de la formation continue à des entreprises n'y est pas tenue au titre de la liste réglementaire.
À notre lecture, cela ne signifie pas que vos statuts n'intéressent personne : s'ils sont muets sur la formation, ou si l'objet social ne permet pas de comprendre l'activité, l'administration peut les demander au titre du III. Les joindre spontanément quand ils sont propres est souvent plus rapide que de répondre à une demande douze jours plus tard.
Le document décrivant le contenu, l'organisation et les moyens de l'action
C'est la pièce décisive, et celle que l'on bâcle le plus. Le texte demande trois choses distinctes :
- le contenu : ce que le participant apprend, module par module, avec des objectifs vérifiables ;
- l'organisation : durée, séquençage, modalité présentielle ou distancielle, modalités de suivi de l'assiduité, évaluation des acquis, sanction de la formation ;
- les moyens : salles ou plateforme, supports, outils, équipements.
À cela s'ajoute la liste des intervenants avec leurs titres et qualités. Un prénom et une mention « formateur expert » ne sont pas une qualité. Indiquez pour chaque intervenant le diplôme, la certification ou l'expérience professionnelle qui justifie qu'il enseigne ce sujet précis, et gardez les justificatifs sous la main. Si vous intervenez seul, c'est votre propre parcours qu'il faut exposer.
Ce document doit correspondre exactement à l'action décrite dans la convention. Un programme de cinq modules face à une convention qui en annonce trois, c'est une incohérence relevée immédiatement.
La pièce d'identité ou le justificatif numérique d'identité
Carte nationale d'identité, passeport, ou justificatif numérique d'identité. Le nom porté sur cette pièce doit être celui du déclarant et correspondre à celui du bulletin n° 3 et de l'immatriculation. Un nom d'usage différent du nom de naissance mérite une ligne d'explication dans le dossier.
6
pièces dans le cas général du dossier de déclaration
10
jours ouvrés pour que l'administration réclame des justificatifs
12
jours ouvrés pour y répondre
Micro-social : deux pièces remplacées par une
Le II de l'article R6351-5 prévoit une dérogation pour l'organisme qui relève du régime micro-social et dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas le seuil visé au 2° du 1 de l'article 50-0 du code général des impôts. Le texte renvoie au code fiscal sans reproduire de montant : vérifiez la valeur applicable à votre année sur une source fiscale à jour, elle est révisée périodiquement.
Pour cet organisme, deux pièces disparaissent — la copie de la première convention ou du premier contrat, et le document décrivant le contenu, l'organisation et les moyens de l'action — et sont remplacées par une présentation succincte de son activité, établie selon le modèle fixé par l'arrêté du 24 novembre 2025.
Trois précisions avant de vous en réjouir.
D'abord, « selon le modèle fixé par arrêté » n'est pas une formule décorative : un document libre, même complet, ne remplit pas la condition. Utilisez le modèle officiel.
Ensuite, la dérogation porte sur la pièce, pas sur le fond. Vous devez toujours avoir vendu une action de formation, et le contrat correspondant doit exister dans vos dossiers. L'administration peut le réclamer au titre du III, et un contrôle ultérieur le demandera de toute façon.
Enfin, le bénéfice de la dérogation se perd avec la condition. Si votre chiffre d'affaires franchit le seuil, ou si vous quittez le régime micro-social, vous revenez au dossier complet pour vos démarches suivantes.
Le vrai piège : dix jours, puis douze
Le III organise l'échange qui suit le dépôt. L'administration réclame les justificatifs complémentaires dont elle a besoin dans les dix jours ouvrés suivant la réception de la déclaration. L'organisme dispose ensuite de douze jours ouvrés pour y répondre.
Douze jours ouvrés, c'est un peu plus de deux semaines de calendrier. C'est court quand la pièce demandée est un bulletin n° 3 que vous n'avez pas encore, un justificatif de diplôme d'un intervenant que vous devez relancer, ou un document que seul votre comptable détient. C'est très court si la demande arrive pendant une fermeture d'été ou si elle atterrit dans une boîte e-mail que vous ne consultez pas.
Trois réflexes limitent le risque :
- Déclarer une adresse e-mail réellement surveillée, et non une adresse de contact créée pour le site web. La demande arrive là.
- Constituer un dossier « pièces probables » avant le dépôt : statuts, justificatifs de qualification des intervenants, preuve de commencement de l'action, attestation d'inscription. Répondre devient une pièce jointe, pas un chantier.
- Répondre en une seule fois et en nommant les fichiers clairement. Un envoi fractionné sur trois messages allonge le traitement autant qu'un retard.
Ces délais s'articulent avec ceux du dépôt et de l'enregistrement, que nous détaillons dans notre article sur les délais de la procédure de déclaration d'activité.
Les pièces selon votre forme juridique
| Votre situation | Pièces dues au titre du I | Particularité |
|---|---|---|
| Micro-entrepreneur sous le seuil fiscal | SIREN, bulletin n° 3, pièce d'identité, présentation succincte selon le modèle officiel | Dérogation du II : pas de convention ni de descriptif d'action à joindre |
| Entrepreneur individuel hors micro-social, ou au-delà du seuil | SIREN, bulletin n° 3, convention ou contrat, descriptif de l'action et des intervenants, pièce d'identité | Pas de statuts : il n'y a pas de personne morale |
| Société de formation continue (SASU, SARL, EURL) | Les cinq pièces ci-dessus | Statuts non exigés faute d'activité d'apprentissage |
| Association loi 1901 sans apprentissage | Les cinq pièces ci-dessus | Statuts non exigés par le texte, souvent utiles à joindre |
| Personne morale de droit privé dispensant de l'apprentissage | Les cinq pièces, plus les statuts | Le contrat d'apprentissage peut tenir le rôle de la première action |
| Personne morale de droit public | Les pièces du I applicables à sa situation | Le 4° visant les personnes morales de droit privé, les statuts ne sont pas demandés à ce titre |
Que faire selon votre situation
| Situation | Action |
|---|---|
| Vous n'avez pas encore de SIREN | Immatriculez l'entité avant toute chose, avec une activité cohérente avec la formation |
| Vous n'avez pas demandé votre bulletin n° 3 | Faites-le aujourd'hui : c'est la pièce dont le délai ne dépend pas de vous |
| Votre premier client est un particulier | Établissez un contrat de formation professionnelle, pas une convention d'entreprise |
| Votre programme tient sur une page | Réécrivez-le en distinguant contenu, organisation et moyens, puis ajoutez la liste des intervenants |
| Vos intervenants n'ont pas de justificatif exploitable | Rassemblez CV, diplômes et preuves d'expérience avant le dépôt, pas après la demande |
| Vous relevez du micro-social | Vérifiez le seuil applicable, puis utilisez le modèle de présentation succincte fixé par arrêté |
| Vous avez reçu une demande de justificatifs | Répondez dans les douze jours ouvrés, en un seul envoi complet |
| Vous visez le CPF ou un OPCO | Déclarez d'abord, puis engagez la certification Qualiopi |
Si vous préférez déléguer le montage, notre accompagnement à la création d'organisme de formation couvre la constitution complète du dossier et le suivi jusqu'au récépissé ; la prestation se chiffre en ligne depuis la page tarifs.
Un exemple de cohérence entre les pièces
Dans nos documents de préparation, l’organisation de l’action, les moyens techniques, les moyens pédagogiques et les intervenants sont décrits séparément pour pouvoir être relus ensemble. Exemple fictif : un programme annonce douze heures en classe virtuelle, réparties en quatre séances de trois heures. Le contrat et le calendrier doivent décrire cette même prestation.
| Point relu | Ce que nous rapprochons |
|---|---|
| Durée | Total du programme, durée contractuelle et somme des séances |
| Modalité | Classe virtuelle annoncée, outils disponibles et accompagnement prévu |
| Objectifs | Compétences annoncées, exercices et modalités d’évaluation |
| Intervenant | Contenu enseigné, expérience présentée et rôle dans l’action |
La liste des fichiers ne révèle pas ces écarts : il faut comparer leur contenu. Ce tableau illustre notre méthode de relecture, pas une liste supplémentaire de pièces imposées. Vous pouvez voir un aperçu commenté de notre travail sur le dossier NDA, puis préciser votre formation, votre premier client et l’échéance envisagée.
Les erreurs fréquentes
Reprendre une liste de pièces périmée. Les notices et articles publiés avant août 2025 décrivent un dossier différent. Certaines pièces qu'ils exigent ne sont plus demandées, d'autres ont changé de contenu.
Confondre programme commercial et descriptif réglementaire. Une plaquette de vente ne décrit ni l'organisation, ni les moyens, ni les intervenants. Elle ne satisfait pas le 5°.
Oublier les titres et qualités des intervenants. C'est l'omission la plus courante, et elle déclenche presque systématiquement une demande de justificatif complémentaire — donc douze jours de travail dans l'urgence.
Croire que la dérogation micro-social dispense d'avoir vendu. Elle allège les pièces, pas l'obligation d'avoir conclu une première action réelle.
Déposer un dossier incomplet en espérant compléter plus tard. Le III n'est pas une session de rattrapage confortable : il ouvre une fenêtre courte, et un dossier qui reste incomplet ne peut pas être enregistré. Les motifs de refus se sont d'ailleurs élargis, comme nous l'expliquons dans notre article sur les motifs de refus et d'annulation du NDA.
Avertissement
Qualiova est un cabinet de conseil. Qualiova n'est pas un organisme de formation et n'est pas certifié Qualiopi : nous accompagnons nos clients dans l'obtention de leur propre certification. Cet article décrit l'état du droit et de l'information disponible au 26 septembre 2026 et ne remplace ni l'analyse du service de contrôle de la DREETS compétente, ni la lecture du texte en vigueur au jour de votre dépôt.
En résumé
Depuis le 1er août 2025, le dossier de déclaration d'activité tient en six pièces énumérées à l'article R6351-5 du Code du travail, dont une seule — le document décrivant l'action et ses intervenants — demande un vrai travail de rédaction. Les organismes au régime micro-social sous le seuil fiscal remplacent deux pièces par une présentation succincte établie selon le modèle officiel. Le point à ne pas manquer reste le calendrier : dix jours ouvrés pour que l'administration réclame des justificatifs complémentaires, douze jours ouvrés pour y répondre, ce qui se prépare avant le dépôt et non après la demande.
Sources
Questions fréquentes
Sur les pièces du dossier de déclaration 👉🏻
Quelles pièces faut-il pour une demande de NDA en 2026 ?
Le cas général comporte six pièces : le justificatif d'attribution du numéro SIREN, le bulletin n° 3 du casier judiciaire, la copie de la première convention de formation, du premier contrat de formation ou du contrat d'apprentissage, les statuts pour les personnes morales de droit privé dispensant de l'apprentissage, un document décrivant le contenu, l'organisation et les moyens de l'action avec la liste des intervenants et leurs titres et qualités, et une pièce d'identité ou un justificatif numérique d'identité. Cette liste figure à l'article R6351-5 du Code du travail.
Faut-il joindre ses statuts à sa déclaration d'activité ?
Le texte ne les exige que des personnes morales de droit privé qui dispensent de l'apprentissage. Une société ou une association qui n'a pas d'activité d'apprentissage n'a donc pas à les joindre au titre de la liste réglementaire. En pratique, l'administration peut les réclamer ensuite comme justificatif complémentaire, et les fournir spontanément ne fait jamais perdre de temps.
Comment obtenir le bulletin n° 3 du casier judiciaire ?
Le bulletin n° 3 se demande gratuitement auprès du casier judiciaire national, en ligne ou par courrier. Il n'est délivré qu'à la personne concernée elle-même : vous ne pouvez pas le demander pour votre dirigeant, ni votre conseil pour vous. Prévoyez cette démarche dès le début du montage du dossier, car elle ne dépend pas de vous une fois envoyée.
Un micro-entrepreneur a-t-il moins de pièces à fournir ?
Oui, sous condition. L'organisme qui relève du régime micro-social et dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas le seuil visé au 2° du 1 de l'article 50-0 du code général des impôts remplace deux pièces — la première convention ou le premier contrat, et le document décrivant l'action — par une présentation succincte de son activité, établie selon le modèle fixé par l'arrêté du 24 novembre 2025. Les autres pièces restent dues.
Que se passe-t-il si la DREETS demande des pièces complémentaires ?
L'administration dispose de dix jours ouvrés à compter de la réception de la déclaration pour réclamer les justificatifs complémentaires dont elle a besoin. L'organisme dispose ensuite de douze jours ouvrés pour répondre. Ces délais sont courts : surveillez la boîte e-mail et l'adresse déclarées, et préparez les pièces probables avant le dépôt plutôt qu'après la demande.
Faut-il être certifié Qualiopi pour déposer sa déclaration d'activité ?
Non. La certification Qualiopi conditionne l'accès aux financements publics et mutualisés, pas la déclaration d'activité. Elle ne figure pas parmi les pièces du dossier et ne peut d'ailleurs pas être obtenue avant d'avoir un numéro de déclaration. L'ordre est donc : première action vendue, déclaration, puis certification si vous visez le CPF ou les OPCO.
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Écrit par
L'équipe Qualiova
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Qualiova monte votre dossier de déclaration d'activité pièce par pièce et le relit avant dépôt. Nous vérifions la cohérence entre votre convention, votre programme et vos intervenants, et nous préparons les justificatifs que la DREETS réclame le plus souvent. Nous préparons un dossier cohérent ; la DREETS reste compétente pour demander des précisions.